E- BUSINESS GLOBAL : BAGAIMANA BISNIS MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI ?

A. PROSES BISNIS DALAM SISTEM INFORMASI

Untuk beroperasi, bisnis harus berurusan dengan banyak bagian yang berbeda, dari informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan faktur pembayaran, dan tentu saja produk dan layanan mereka. Mereka harus mengatur aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini untuk beroperasi secara efisien dan meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan. Sistem informasi memungkinkan bagi perusahaan-perusahaan untuk mengelola semua informasi mereka, membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau jasa. Proses bisnis adalah aliran kerja yang konkret dari bahan baku, informasi, dan pengetahuan. Proses bisnis ini juga menunjukkan cara yang unik dimana perusahaan mengoordinasikan pekerjaan. Para manajer harus memerhatikan proses bisnis karena mereka menentukan seberapa baik perusahaan dapat menjalankan bisnisnya, sehingga menjadi sumberdaya yang potensial dari keberhasilan atau kegagalan strategi. Jadi perusahaan lebih fleksibel dan efesien dengan mengkoordinasikan proses bisnisnya seara dekat, dan dalam beberapa hal mengintegrasikan proses ini sehingga berfokus pada manajemen sumberdaya dan layanan pelanggan efesien.
Pada setiap tingkat organisasi, sistem informasi mendukung area fungsional utama dari bisnis sistem penjualan dan pemasaran membantu perusahaan mengidentifikasi pelanggan produk dan jasa perusahaan, mengembangkan produk dan jasa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, mempromosikan produk dan jasa menjual produk dan jasa, dan memberikan dukungan pelanggan yang berkelanjutan. Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan, dan produksi barang dan jasa, dan mengendalikan aliran produksi. Sistem keuangan dan akuntansi menjaga data asset keuangan dan aliran dana perusahaan. Sistem SDM menjaga catatan karyawan,menelusuri kemampuan karyawan,kinerja dan pelatihan .
Ada empat jenis utama sistem dalam organisasi kontemporer yang melayani manajemen operasi, menengah, dan senior. Sitem yang melayani manajemen operasi antara lain sistem pemrosesan transaksi( TPS), seperti sistem penggajian dan pemesanan, yang melacak aliran transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalakan bisnis. SIM dan DSS memberikan laporan dan akses ke kinerja perusahaan saat ini dan catatan histories pada perusahaan. Kebanyakan laporan SIM memadatkan informasi dari TPS dan benar-benar bersifat anlitis. DSS mendukung keputusan manajemen ketika keputusan ini unik, berubah dengan cepat, dan tidak dapat dispefikasikannya dengan mudah sebelumnya. DSS ini memiliki analitis dan kemampuan anlisis data yang internal. ESS mendukung manajemen senior dengan memberikan data kepentingan terbesar pada pembuat keputusan manajemen senior, sering kali dalam bentuk grafik maupun diagram yang dikirim melalui portal. ESS memiliki kemampuan analitis yang terbatas namun dapat menggunakan peranti lunak grafis canggih dan berbagai sumber informal eksternal dan internal.
Aplikasi perusahaan, seperti sistem perusahaan, manajemen rantai pasokan, sistem manjemen hubungan ppelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan, didesain untuk menujang koordinasikan dan integrasi proses keseluruhan organisasi sehingga organisasi dapat beroperasi secara efesien. Aplikasi ini mencakup berbagai fungsi dan mengintegrasikan proses bisnis internal perusahaan ke dalam sebuah peranti lunak sehingga informasi bias mengalir di sepanjang organisasi, meningkatkan koordinasi, efesien, dan pembuatan keputusan.sistem manajemen rantai pemasok untuk mengoptiamlkan perencanaan, pengadaan, produksi, dan pengiriman barang dan jasa manjemen hubungan pelanggan menggunakan sistem informasi untuk mengoordinasikan semua proses bisnis di sekitar interaksi perusahaan dengan pelanggannya untuk mengoptikan pendapatan perusahaan dan kepuasan pelanggan. Sistem manajemen pengetahuan membuat perusahaan dan mengoptimalkan penciptaan, pembagian, dan distribusi pengetahuan untuk meningkatkan proses bisnis dan keputusan manjemen.

B. JENIS SISTEM INFORMASI BISNIS

Sistem untuk kelompok manajemen yang berbeda :

Sebuah perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok-kelompok yang berbeda atau tingkatan manajemen.
Sistem ini meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem untuk intelijen bisnis.

Sistem Pengolahan Transaksi

Manajer operasional membutuhkan sistem yang melacak kegiatan dasar dan transaksi organisasi, seperti penjualan, penerimaan, deposito kas, penggajian, keputusan kredit, dan bahan aliran di pabrik. Sistem pengolahan transaksi (TPS) menyediakan informasi seperti ini. Transaksi sistem pengolahan adalah sistem komputerisasi yang melakukan dan mencatat transaksi rutinitas sehari-hari yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti pesanan, penjualan, pemesanan hotel, penggajian, catatan karyawan, dan pengiriman.
Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin
dan untuk melacak aliran transaksi melalui organisasi.

Sistem Intelijen Bisnis untuk pendukung keputusan

Manajemen tingkat menengah membutuhkan sistem untuk membantu dalam hal pemantauan, pengendalian, pengambilan keputusan, dan kegiatan administrasi. Pengelolaan jangka sistem informasi (MIS) juga menunjuk kategori tertentu dari informasi sistem yang melayani manajemen menengah. MIS menyediakan manajer menengah dengan laporan tentang kinerja organisasi saat ini. Informasi ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja masa depan.
MIS meringkas dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh sistem pengolahan transaksi. Data transaksi dasar dari TPS yang dikompresi dan biasanya disajikan dalam laporan yang dihasilkan pada jadwal rutin. Saat ini, banyak laporan yang disampaikan secara online. Sistem ini umumnya tidak fleksibel dan memiliki kemampuan analitis kecil. Kebanyakan MIS menggunakan rutinitas sederhana, seperti ringkasan dan perbandingan, sebagai lawan canggih matematika model atau teknik statistik. Sebaliknya, sistem pendukung keputusan (DSS) dukungan lebih non-rutin pengambilan keputusan. Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan MIS, mereka sering membawa informasi dari sumber eksternal, seperti harga saham saat ini atau produk harga pesaing. Sistem ini menggunakan berbagai model untuk menganalisis data dan dirancang sehingga pengguna dapat bekerja dengan mereka secara langsung. Sistem pendukung eksekutif (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan. Mereka membahas keputusan non rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur yang disepakati untuk mencapai solusi. ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang peristiwa eksternal, seperti pajak baru hukum atau pesaing, tetapi mereka juga menarik informasi dirangkum dari intern MIS dan DSS.

Sistem untuk menghubungkan perusahaan

Aplikasi Perusahaan

Aplikasi perusahaan membantu bisnis menjadi lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan proses bisnis lebih dekat dan mengintegrasikan kelompok proses sehingga mereka fokus pada manajemen sumber daya yang efisien dan layanan pelanggan. Ada empat aplikasi perusahaan utama: sistem perusahaan, pasokan sistem manajemen rantai, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan. Setiap aplikasi perusahaan ini mengintegrasikan seperangkat fungsi yang terkait dalam proses bisnis untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Intranet dan Extranet

Intranet dan extranet wajar disebutkan di sini sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus informasi dalam perusahaan, dan dengan pelanggan pemasok iklan.
Intranet hanya perusahaan situs Web internal yang dapat diakses hanya dengan karyawan. Istilah “intranet” mengacu pada fakta bahwa itu adalah jaringan internal, berbeda dengan Internet, yang merupakan jaringan publik yang menghubungkan organisasi dan jaringan eksternal lainnya. Intranet menggunakan teknologi yang sama dan teknik sebagai Internet yang lebih besar, dan hanya sering pada area akses pribadi yang lebih besar situs Web perusahaannya. Begitu juga dengan extranet. Extranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses vendor resmi dan pemasok, dan sering digunakan untuk mengkoordinasikan gerakan pasokan ke aparat produksi perusahaan.

E-business, E-commerce, E-government

Begitu banyak bisnis sekarang diaktifkan berdasarkan jaringan digital, yang kita gunakan dengan istilah “elektronik bisnis “dan” commerce “. Bisnis elektronik, atau e-bisnis, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan Internet untuk melaksanakan proses bisnis utama dalam perusahaan. E-bisnis meliputi kegiatan untuk manajemen internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya. Ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau e-commerce.
E-commerce adalah bagian dari e-bisnis yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet. Hal ini juga mencakup kegiatan penunjang transaksi-transaksi pasar, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman, dan pembayaran. Teknologi yang terkait dengan e-bisnis juga telah membawa sejenis perubahan di sektor publik. Pemerintah di semua tingkatan menggunakan Internet teknologi untuk memberikan informasi dan layanan kepada warga, karyawan, dan bisnis dengan tempat mereka bekerja. E-pemerintah mengacu pada penerapan teknologi Internet dan jaringan untuk digital memungkinkan pemerintah dan hubungan lembaga sektor publik ‘dengan warga, bisnis, dan lengan lainnya pemerintah. Selain meningkatkan pelayanan pemerintah, e-government membuat operasi pemerintah lebih efisien dan juga memberdayakan warga dengan memberikan mereka akses lebih mudah untuk informasi dan kemampuan untuk jaringan elektronik dengan warga negara lainnya.

C. SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN

Sistem tidak bisa membuat keputusan, menyewa, menandatangani kontrak, setuju pada penawaran, atau menyesuaikan harga barang ke pasar. Selain jenis sistem yang telah dijelaskan sebelumnya, bisnis juga membutuhkan sistem khusus untuk mendukung kolaborasi dan kerja sama tim.

Kerjasama

Kerjasama adalah bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kerjasama berfokus pada tugas atau prestasi misi dan biasanya membutuhkan waktu dalam menempatkan bisnis, atau organisasi lainnya antara bisnis. Keerjasama dapat berumur pendek, yang berlangsung beberapa menit, atau jangka panjang, tergantung pada sifat dari tugas dan hubungan antara peserta.
Kerjasama dapat menjadi salah satu kesatuan. Karyawan dapat berkerjasama dalam kelompok informal yang bukan merupakan bagian formal struktur organisasi perusahaan bisnis atau mereka dapat diatur dalam tim. resmi Tim merupakan bagian dari struktur organisasi bisnis untuk melakukan suatu hal yang diinginkan. Tim memiliki misi khusus bahwa seseorang ditugaskan kepada mereka dalam bisnis. Mereka memiliki pekerjaan untuk menyelesaikan. Para anggota tim perlu berkerjasama pada pemenuhan tugas-tugas tertentu dan kolektif mencapai misi tim. Misi tim mungkin untuk “memenangkan pertandingan,” atau “Meningkatkan penjualan online sebesar 10%,” atau “mencegah isolasi busa dari jatuh dari sebuah pesawat ruang angkasa. “Tim sering berumur pendek, tergantung pada masalah yang mereka atasi dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari solusi dan menyelesaikan misi.

Alat teknologi yang digunakan untuk kerjasama

Saat ini ada ratusan alat yang dirancang untuk menghadapi kenyataan bahwa, dalam rangka untuk berhasil dalam pekerjaan, kita semua bergantung pada satu sama lain, sesama karyawan, pelanggan, pemasok, dan manajer. Beberapa alat high-end seperti IBM Lotus Notes dengan harga yang mahal, tapi cukup kuat bagi perusahaan global. tersedia online lainnya secara gratis (atau dengan versi premium untuk biaya sederhana) dan cocok untuk usaha kecil. Alat tersebut diantaranya:
1. E-mail dan Instant Messaging (IM)
2. Jaringan Sosial
3. Wiki
4. Virtual Worlds

Berbasis internet lingkungan kerjasama

Sekarang ada suite produk perangkat lunak yang menyediakan multi-fungsi platform untuk workgroup kolaborasi antara tim karyawan yang bekerja bersama dari banyak lokasi yang berbeda. Banyak alat kolaborasi yang tersedia, tetapi yang paling banyak digunakan adalah berbasis internet audio conferencing dan video conferencing sistem, layanan software online seperti Google Apps / Google Sites, dan perusahaan sistem kolaborasi seperti Lotus Notes dan Microsoft SharePoint.

D. FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Sistem informasi departemen terdiri dari spesialis, seperti programmer, analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Programmer spesialis teknis sangat terlatih menulis perangkat lunak instruksi untuk komputer. Sistem analis merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan seluruh organisasi. Juga, eksternal spesialis, seperti vendor perangkat keras dan produsen, perusahaan perangkat lunak, dan konsultan, sering berpartisipasi dalam keseharian operasi dan jangka panjang perencanaan sistem informasi.
Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh kepala petugas informasi (CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan. CIO hari ini diperkirakan akan memiliki latar belakang bisnis yang kuat serta keahlian sistem informasi dan memainkan peran kepemimpinan dalam mengintegrasikan teknologi ke dalam bisnis perusahaan strategi. Perusahaan besar saat ini juga memiliki posisi untuk petugas keamanan kepala, kepala perwira pengetahuan, dan petugas privasi kepala, yang semuanya bekerja sama dengan CIO.
Ada banyak jenis perusahaan bisnis, dan ada banyak cara di mana Fungsi TI yang diselenggarakan dalam perusahaan. Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki kelompok resmi sistem informasi. Mungkin ini memiliki satu karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga jaringan dan aplikasi yang berjalan, atau mungkin menggunakan konsultan untuk layanan ini. Perusahaan besar akan memiliki sistem informasi yang terpisah departemen, yang dapat diselenggarakan bersama beberapa baris yang berbeda, tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan.

Sumber:
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon., Management Information Systems: Managing the Digital Firm., ed 12, Pearson Prentice Hall, New Jersey, 2011.